팀제와 하모니 시스템 도입으로 벽과 종이·캐비닛이 모두 사라진 8일, 행자부의 사무실에서 직원들이 업무를 보고 있다.

[서울신문]“업무 효율이 높아졌어요.”“장난이 아닙니다. 기계가 공직을 장악했어요.”
지난 3월 팀제에 이어 지난달 ‘하모니’를 도입한 행정자치부의 일하는 방식에 대변혁이 일어나고 있다. 업무의 85%를 팀장이 결정하는 등 팀장의 권한이 막강해졌다. 업무처리도 빨라졌다. 모든 일이 온라인상에서 이뤄지고 모든 게 평가 대상이다. 반면 공무원들은 ‘기계가 사람을 꼼짝 못하게 한다.’며 힘겨워한다.

●팀원들, 할 일 모두 등록해야

홍보관리관실 P사무관의 하루는 컴퓨터를 켜는 것으로 시작된다. 통합행정혁신시스템 ‘일정관리’란에 ‘오늘의 할 일’을 등록하면서 업무가 시작되는 것이다. 그는 8일 할 일로 ‘오전 6∼8시 신문스크랩’을 등록했다. 오전 9시부터는 신문모니터링을 하겠다고 썼다. 이어 중요 정책상황과 언론동향 등을 수집·분석하는 일을 하겠다고 적었다.P사무관은 예정대로 일을 진행했다. 그는 퇴근하기 전에 다시 온라인에 한 일을 기록한다.

행자부 모든 공무원들은 P사무관과 같은 방식으로 일을 한다. 하모니를 도입한 후 바뀐 근무형태다. 컴퓨터를 켜는 것으로 일을 시작해 컴퓨터를 끄는 것으로 일을 마감한다. 직원들이 기록한 내용은 그대로 저장돼 평가에 반영된다. 일정에 올리지 않고 일을 하거나, 결과를 올리지 않으면 평가를 받지 못한다.

P사무관은 “실제 하는 일은 크게 바뀌지 않았지만 일하는 방식은 엄청나게 달라졌다.”고 말한다. 그는 달라진 점으로 ‘시스템’과 ‘성과평가’를 들었다.

●팀장, 막강 파워 발휘

팀장들의 책임과 권한이 이전과 비교할 수 없을 정도로 막강해졌다. 업무의 85%를 팀장이 처리한다. 본부장 10%, 차관 3%, 장관은 2%만 처리한다.

팀장은 팀원에게 각각 업무를 부여한다. 팀원이 아침에 할 일을 보고하면 팀장은 제대로 일을 하는지 온라인상에서 지켜본다. 팀원이 하는 일에 부족한 것이 있으면 바로 지적을 해 참고토록 한다. 팀원이 보고서를 올리면 보완지시를 하거나 결재를 한다. 팀장이 결재한 것은 경로를 따라 본부장, 차관, 장관도 같은 방식으로 보완지시를 하거나 결재를 한다. 따라서 팀장의 일정은 본인의 일정과 팀원들의 일정이 함께 잡힌다. 팀장으로서 팀원이 제대로 일을 하는지 챙겨야 하기 때문이다.

지방부서의 J팀장은 ‘메모 보고’를 가장 큰 변화로 꼽았다. 과거엔 일일이 상관의 방을 찾아가 보고를 했으나 이제는 그럴 필요가 없다. 온라인상에 수신자를 지정해 메모로 올려놓으면 해당자에게 그대로 전달된다. 한꺼번에 수십명의 것도 보고할 수 있다. 받는 사람이 의견을 내면 다시 본인에게 전달된다. 보고받는 시간도 바로 알 수 있다. 웬만한 보고는 모두 이렇게 한다.

메모 보고가 되면서 서열과 형식이 파괴됐다. 별도의 기안양식이나 결재란도 없어졌다. 서열이 따로 없어 차관보다 장관이 먼저 볼 수도 있고, 팀장도 장관보다 먼저 볼 수 있다. 수신자를 정해 놓았는데도 안 본 것은 전적으로 수신자 책임이다. 예전에 하루 걸리던 것도 10분 내에 전파된다.

●장·차관, 할 일 줄어

장·차관은 오히려 일이 줄었다. 결재가 대폭 줄어든 데다, 보고도 메모로 이뤄지기 때문이다. 하지만 온라인으로 어느 부서에서 무슨 일을 하고, 관심있는 서류가 어디에 있는지 한눈에 볼 수 있다. 민원인이 행자부 업무를 어떻게 평가하는지도 고객만족도 결과를 통해 확인한다. 대신 정책결정이 필요하면 정책조정회의에서 처리한다. 남는 시간은 새로운 정책개발에 투입할 수 있다. 장·차관은 결재를 할 때 반드시 평가를 한다. 결재서류를 S,A,B,C로 평가한다. 그러면 바로 개인 및 팀의 성적에 반영된다. 이처럼 시스템이 바뀌면서 종이 없는 사무실이 됐다. 서류함이나 캐비닛이 사라졌다. 평균 9.3일이던 민원처리 기간도 1.58일로 대폭 줄었다.

바뀐 시스템에 미처 적응하지 못한 공무원들은 힘들어한다. 공직생활을 오래한 사람일수록 부담을 느낀다.K서기관은 “모든 것을 온라인에서 처리하면서 기계가 사람을 지배하는 것 같다.”고 주장했다.N사무관은 “장·차관, 본부장 등이 등 뒤에 앉아 무슨 일을 하는지 모두 보는 것 같아 부담스럽다.”고 힘겨워했다.

조덕현기자 hyoun@seoul.co.kr

■ 하모니는

행자부 통합행정혁신시스템으로 모든 업무 처리과정을 온라인화한 업무관리 시스템이다. 모든 과제와 추진실적을 온라인에 기록하고 이를 문서로 관리해 업무평가에 반영한다. 고객관리와 성과관리, 보상시스템 등이 자동적으로 연계된다.

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